效率与时间成本

——如何节约时间成本和提高工作效率？

作者：卡尔赫林

【效率与时间成本】无论做什么事情，都要考虑时间成本，也就是说：做某件事，需要花费多少时间？比如说：洗衣服，拿搓衣板用手洗，使用双缸洗衣机，或用全自动洗衣机，或付费让别人帮你洗——所耗费的时间成本，是不同的，也是递减的。

虽然，双缸洗衣机比搓衣板省力，但与全自动洗衣机相比，要消耗更多的时间成本。而你付费让别人帮你洗衣服，虽然需要支付费用，但却节约了你的时间成本，而你可以充分的利用原本用来“洗衣服”的时间，来创造更多的人生价值。

打个比方：同样是一个小时，你支付20元让别人帮你洗衣服，然后你利用这一个小时来工作赚了200元——扣除洗衣服需要支付的20元，你还剩180元的收入，这比你用一个小时亲自去洗衣服，要创造更多的人生价值。

为了节约时间成本，花点钱来提高效率和速度，还是比较合算的——比如说坐高铁，比普通火车要快许多，只是多花一点车票钱而已，但节约了大量的时间成本，相比之下还是很值的！或者，某些事情干脆就让别人做——雇保姆和找小时工来替你干活，让你自己从琐事中抽身出来享受生活，或创造更多的人生价值，这不是更好吗？

在工作中，有很多事情都需要亲力亲为。古人云：工欲善其事，必先利其器。找到得心应手的工具，才能提高工作效率。自动化工业设备，以及人工智能机器人的运用，主要是为了降低和节约人的时间成本，更好的提高工作效率。如果硬件条件不允许，或生产和制造需要人工来完成，没有先进的机器设备可用，或人工智能替代不了人工，那么如何才能提高工作效率？

其实方法也简单，那就是在工作中通过多次实践，找到最行之有效的既解决问题，又提高效率的方法，和最可行的优化方案。由此规范操作动作，简化操作步骤，将简单又行之有效的方法，设为规定动作和操作规程，然后不断重复去做，就能提高工作效率。也就是：设置规定动作和操作规程，简化操作步骤，用最行之有效的方法来做事。

在工作中还可以不断的改进，改进产品的加工工艺，以减少不必要的工序，会将几道工序融合在一起。或者改良设备，将设备维修和调试到最佳状态，也可以将现有设备加以改良和改造，增强设备的功能性，进而提高工作效率。需要人在岗位上，有责任意识和创新意识，才能够在原有的基础上进一步改进，化腐朽为神奇。

俗话说：熟能生巧。无论做什么事情，只要熟练掌握了操作的技能和技巧，把每一步骤都烂熟于心，让每一次的操作都能一步到位，就可以让工作效率变得更高更快。想要熟能生巧，关键还是要肯下苦功夫。在工作岗位上虚心学、用心干、肯钻研、多习练，扎扎实实不走过场，才能让工作技能越发熟练，效率不断地提高。

善于利用碎片化时间，合理分配和充分利用时间，也可以提高工作效率。在工作中，将一些事务加以“人工编程”，几件事情可以放在一起做，或者顺便就能做的，就可以编排在一起。还可以利用“等待的时间”来做事，比如说，要将电脑中的大量资料，拷贝到移动硬盘，需要等待两三分钟——那么你可以利用这两三分钟的时间，做点其他的事情，而不是只在那等待。

使用高配置和性能优良的电脑和手机，是提高工作效率的必备条件。硬件设备的性能，直接关系着工作效率。老旧的电脑，卡慢的手机，都是在一点点的谋害着你的时间。所以，电脑和手机，该换新就换新。如果公司提供的电脑，老旧卡慢，那么你可以自带一个高配置的笔记本电脑来办公。虽然电脑是你自己的，看似增加了办公成本，但提高工作效率后，还是节省了你的宝贵时间。

除了使用高配置的办公设备之外，将工作中所使用的文件资料，无论是纸质的，还是电子版的，都有序整理分类存档，也便于翻找和查阅，也能够很大幅度的提高工作效率。再有，将办公桌收拾的干净整洁和简洁有序，也有助于工作效率的提升。虽然在办公桌上，可以摆放一些私人物品和个性化装饰，但不要摆放太多的装饰品和玩具，因为这些东西可以在工作中，时不时的分散你的注意力，让你无法聚精会神的投入工作，从而导致工作效率降低。

在工作场合，要专心专注，干好自己的事情，不要东张西望和左顾右盼。如果身边时常有人走过，你都会探头观望——哪怕每次只瞟一两眼，而次数多了，你的注意力就会随之分散，工作效率也会相对下降。所以，工作期间要心无旁骛，不要总是分散注意力，也不要总想着玩儿。如果你在工作中，总想着打手机游戏，想着自己已经打到哪一关了，下一关会有啥呢？如果这样，就无法踏实的进行工作。所以，在工作期间切勿分心，不要想其他的事情，不要总想着玩儿。

在生活，或者在家庭中，难免会有琐事纠缠，遭遇一些矛盾和纠纷，或发生口角，从而让你产生一些不良情绪，或者心情很不好。无论如何，你都不要将这些不良情绪和不好心情，带到工作中。只要开始工作，你就要专心致志，暂时忘掉自己的烦恼。不要带着烦恼做工作，不要把不良情绪带到工作上，否则不仅会降低你的工作效率，影响你的工作状态。甚至，因你内心有不良情绪作祟，让自己出现了不当的言行举止，而干扰和影响到他人。所以，任何时候都不要把生活中的不良情绪带到工作上。

工作效率的高低，取决于人的工作状态。工作状态由两部分组成：人的身体状况和体力体能；人的心态和态度。保持良好的工作状态，首先需要有好的身体，也就是体能达标和精力充沛。如果身体状况不好，整天病怏怏的，一点精气神都没有，那么想要提高工作效率是很难的。所以，需要人有健康的身体才能胜任工作。

有健康身体和强健体魄，才能够更好的胜任工作，足额或超额完成每天的工作量，努力实现既定目标。想要拥有健康的身体，需要注意饮食起居，工作生活要劳逸结合。合理膳食荤素搭配，注重饮食营养。每天参加体育健身，以增强身体的灵活性和耐力。每晚保证充足睡眠，不要熬夜。注意好以上几点之外，还要及时的，采取有效方法疏解工作压力。

疏解工作压力，可以有效的方式方法，来自我调节。工作之余多参加体育健身，健身是疏解工作压力的有效途径。或者，闲暇之时多听音乐，喝茶或咖啡，而看电影和逛街也可以舒缓工作压力。或者饲养宠物，空闲之时逗狗、撸猫、喂鱼，都可以调剂身心和疏缓压力。还可以将一些没来得及休的零散假期，都归置在一起，给自己放个小长假，出去旅游几天，更可以放松身心，让身体恢复活力。

除了以上所列举的这些之外，女士可以到正规机构，做SPA和水疗，既能养护身体又能缓解压力。不去做SPA，在家泡个花瓣澡也好，闻着香薰泡着花瓣澡也是蛮惬意（但一次的时间不宜过长，并且过敏体质勿用）。而男士可以去泡个温泉澡，也可以放松身心。而做面膜，是男女通用的方式，对舒缓压力也有效。以前，我最喜欢的方式，就是躺在家中的长椅上，听着音乐自己做面膜。

想要拥有良好的工作状态，除了要有健康身体来做支撑之外，主要还是取决于人的心态，以及对待工作的态度。在工作中要发扬主人翁精神，建立使命感，树立责任感，以积极的心态和火一般的热情来全身心的扑在工作上，扎根在岗位上，才能够不断发光发热，在工作中创造出优良成绩和良好业绩。切忌心浮气躁和消极怠工，或者这山望着那山高和身在曹营心在汉。

要以严谨扎实和认真的态度，来对待自己的工作。珍惜现有的工作，并要全情投入，做事手脚干净利落，不磨蹭、不拖沓、不拖延，不心不在焉和消极怠工。同一项工作，用不同的态度来对待，会获得不同的结果，而在积极与消极之间，两相对比相差悬殊。在工作中要充分调动自己的主观能动性，积极主动的去迎接各项工作和各种挑战。

在日常工作中，多鼓励自己，多激励自己，给予自己积极的心理暗示。或者，不定期的奖励一下自己——在取得一定成绩后，给自己买件小礼物，或请自己吃顿大餐，奖励和犒劳自己一下，也可以振奋精神，唤起自己的拼搏进取精神和竞争意识，更加投入的去工作，然后逐渐产生一个良性循环，维持一个良好的工作状态。

想要提高工作效率，除了调整好自己的心态和状态之外，还要优化工作和办公环境，让环境变得舒适，在办公室中运用清新明快的色调，或摆放几盆绿植，或准备一点咖啡、甜点和零食，在需要的时候补充能量，都有助于提高工作效率。在工作场合，还可以张贴一些带有积极心理暗示的标语，或者宣传画，给人以激励。

如果允许的话，可以在工作场合，偶尔播放一些轻松明快的，带有节奏感的音乐。伴着音乐工作，有助于激发人的灵感。但如果音乐过于舒缓，人的工作效率也可能会随之下降，为了避免这一点，可以播放一些军乐进行曲，节奏欢快的交响乐等。在播放音乐时，需要调控音量，音量不要过大，而在噪音工作效率反而下降。

虽然每天工作都很忙，但也不要一个劲儿的只顾赶工。最好每工作一到两个小时，就休息十分钟。放下手中的活儿，或从座位上站起来，活动一下，舒展四肢和筋骨。或者，小坐片刻，喝杯咖啡或饮料。哪怕玩一下转笔和指尖陀螺，都可以缓和一下紧张气氛。在工作中的片刻休息，有助于缓解疲劳和给自己加油打气，在休息片刻之后，工作效率也会随之提高。如果前一晚睡得有点晚，那么在午饭后可以小睡半小时左右。不要小看这午睡的半小时，午饭后休息一下，再睡一小觉，可以让整个下午精力充沛，工作状态良好。

除此之外，还有比较关键的一条，就是知道自己该干什么和要干什么。也就是说，做事要专心专注，比如想要在网络上查资料就专心查资料，不要被弹窗新闻所诱惑，而顺手翻看起明星的花边新闻。时间有限，需要专心工作，才能将时间充分地利用。而漫不经心的，不知道自己该干什么，不经意间就会把时间耗费掉。

想要提高工作效率，可以买本效率手册，工作日每天一页。把每一天要做的事情，都一条条的写出来，分清轻重缓急，然后尽快着手去做。区分主次，先做紧急和重要的事情，再做零散的和不太重要的事情。每做一件事情，就划线，或在序号上打个对勾。然后下午下班前，或每晚都认真核对：今天的事情都做完没有。

如果晚间翻看效率手册，发现今天要做的事没做完，宁可晚一点睡觉，也要把事情尽力完成，最好不要把今天该办完的事推给明天。但也别太勉强自己，如果实在完不成，也可以把事情留给明天去做，但切不可太过拖延。效率手册，也可作为备忘录使用。哪天需要去哪或做什么，都可预先写在当日的页面，每天写字和翻看就避免遗忘。同时，使用效率手册，也可以逐渐养成每天按照日程安排，来做事的习惯。每天有目的有条理的来做事，而不是漫无目的的混混霍霍，不知道自己该干什么。

在工作中，要量化目标，每天完成的量有多少，都要有所计划。如果目标比较远大，或者总量多、量很大，可以把目标分割，量化分工，每天定量完成——每天完成一点，每天进步一点点，伴随时间和工作量的累积，再大的工程也能完工，再难啃的硬骨头也能啃完。做事情要有愚公移山的精神，坚持不懈、锲而不舍、持之以恒。精诚所至金石为开，只有坚持不懈，才能取得最后的胜利！

在工作中，不要得失心太重，也不要太过心急。如果现在做的工作，距离理想中的目标很遥远，或者说未能达到预期目的，还未能达成心愿——此时，若是得失心重又太过心急的话，难免会感到失望落寞，由此唉声叹气，产生消极心理，让人顿觉疲乏无力和提不起劲儿，从而消极怠工致使效率降低；或者丧失信心和失去动力，心灰意冷中断坚持，一旦中途放弃，最终会导致半途而废。

在工作中，要做好本职工作，勤恳踏实、认真用心、专心专注、刻苦钻研、扎实肯干、任劳任怨、甘于奉献、不计得失、精益求精……这样才能够把本职工作做好。在不断提高工作效率的同时，要注重完成的质量，要做到效率和质量双达标。不要为了图快，而求量不求质。既要有高效率，又要高质量完成，才是极好的。

作为管理者，想要提高员工工作效率，就要为员工提供良好工作环境。在工作中以身作则身体力行和做好榜样，对员工加以带动和激励。可以用语言、荣誉和物质来激励员工，设立奖惩制度赏罚分明。工作生活中多关怀员工，及时解除员工的后顾之忧，为员工排忧解难，才能让其干劲十足，全心全意和你一起干事业。

一个团队，需要提高工作效率，就需要团队成员之间，团结协作、齐心协力、共同奋斗，共享成果和荣誉。对团队里的每个人，要因才适用合理分配，让其能力和特长，发挥最大的作用。委派合适的人，到合适的岗位上，做最适合的工作。并建立岗位责任制，明确各岗位的职责权限，按照规定的工作标准进行考核及奖惩，加强监督管理。重要岗位，可以采取竞争上岗，让最有能力，最能胜任职位的人，来接替和取代能力差的人。

在团队成员之间，做好监督机制，让成员相互监督，或以先进带动后进，赏罚分明奖惩有据。或实行末尾淘汰制，辞掉工作不努力和业绩差的员工。但辞掉员工，不是上策，切不可轻易裁员。对待业绩差的员工，还是多采用“攻心战术”，找其深入交谈，对其加以鼓励和勉励，或者询问其生活情况，看其有无实际困难。然后，着手为员工解决困难，解除其后顾之忧。

在团队中，可以利用巧妙的方法，充分调动员工的工作积极性，培养员工的个人荣誉感和集体荣誉感。用物质刺激（金钱）和精神奖励（光荣榜），来激发员工更加努力的去工作。或将员工分组，再采取分组对照的方式，让组与组之间相互竞赛，从而激发员工的进取心——让员工与员工，班组与班组之间产生竞争，并对竞争优先和获胜者，给予足够的，或丰盛的精神和物质奖励，从而不断地调动员工的工作积极性。

最后，在补充一条。身为管理者，需要对下属加强监管，以防有人在工作中偷懒和消极怠工。虽然是加强监管，但也不要整天都盯在员工身上，或每时每刻都监督和监控着员工的工作。如果你在员工身边，总是对其严加监控的话——在你的严密监控之下，原本不想偷懒的员工，工作效率也会随之下降。对于员工来说，谁也不喜欢身后总有一双眼睛在盯着自己。管理者总盯着员工，就会让员工觉得心慌和不自在，而工作效率也会随之下降。所以，想要提高工作效率，要给员工一个宽松的办公环境，不要给员工制造不必要的压力。

以上，就是笔者对“如何节约时间成本和提高工作效率”的一点个人见解。仅供参考。

卡尔赫林2018年2月5日 12:35:16

（微信公众号 | 卡尔赫林，作者：卡尔赫林）